Курьерские службы и государственные учреждения: особенности взаимодействия

Руководители больших организаций и компаний ответственные за все процессы делопроизводства. В течение рабочего дня времени катастрофически не хватает, чтобы успеть выполнить поставленные задачи единолично. Это означает, что для эффективного исполнения должностных обязанностей должна быть команда сотрудников-профессионалов. В рабочем круговороте есть еще один важный нюанс, влияющий на качество делопроизводства и коммерческий успех – это сотрудничество с курьерскими компаниями.

Востребованность услуги

Документооборот между коммерческими или исполнительными организациями и государственными учреждениями имеет регулярный характер. Многие знают не по наслышке, что такое длинные очереди и часы ожидания. Бюрократическая система остается частью трудовой деятельности для разных компаний, фирм, корпораций и др. Терять драгоценное время, чтобы сдать отчеты, договора или справки, соблюдая сроки – это неэффективно потраченная часть рабочего дня.

Заполнение налоговой декларации

Курьерские компании, которые занимаются оперативной доставкой документов, являются идеальным решением проблемы. Они обязуются выполнить поставленную задачу максимально быстро, предоставляя гарантии и отчетность о выполненной работе. С такими поручениями отправляют только опытных курьеров, которые знают все особенности по доставке документов в государственные учреждения. Клиенту остается только дождаться звонка с подтверждением о выполненной доставке.

Пункт назначения

Большие курьерские компании работают практически со всеми службами:

• Пенсионный фонд РФ (ПФР);
• Федеральная налоговая служба (ФНС);
• Фонд социального страхования (ФСС);
• Росреестр(УФСГРКиК);
• другие госорганы.

Особенности доставки

Документы, которые передаются курьеру для доставки, должны быть оформлены надлежащим образом. В 2014 году были внесены изменения в подаваемых бланках в Налоговою службу и Пенсионный фонд – код ОКАТО был переименован в ОКТМО. Старого образца бланки более не используются, поэтому неправильно заполненные официальные бумаги курьер просто вернет заказчику.

Отдельное внимание следует уделить поручениям, связанным с ФНС. Сотрудники этой службы примут документы от курьера только в том случае, если у него будет доверенность на выполнение таких действий. Будет она разовая или на более длительных условиях зависит от наличия договора о сотрудничестве курьерской компании с постоянным заказчиком услуг.

Курьер не несет ответственность за прием документов в госслужбах. Если они были неправильно оформлены отправителем, об этом будет сообщено при их передаче. Причина отказа будет зафиксирована в письменной форме и доставлена отправителю. В этом случае заказ также считается выполненным.

Налоговый кодекс РФ

Учитывая, что очереди – растяжимое во времени явление, некоторые компании по доставке заключают договоренности (пакты) с государственными учреждениями о быстром взаимодействии. От этого все только выигрывают, ведь поручение выполняется оперативно, клиент остается доволен выполненным поручением, а курьер свободен для следующего задания. Есть и другая категория служб доставки, которые выставляют почасовой тариф. Время ожидания в течение 60 минут в очереди входит в стоимость услуги, а сверх указанной нормы начисляется доплата.

Очевидные преимущества

Для руководителей, бухгалтеров, регистрирующих организаций услуги курьерских компаний имеют серьезные преимущества:

• экономия рабочего времени;
• качественная и оперативная доставка;
• отсутствие опозданий подачи документов;
• безопасность и материальная ответственность;
• конфиденциальность.

Момент выгоды для заказчиков услуги доставки очевиден. Процесс можно контролировать по телефону. Отсутствие надобности проводить время в очереди к нужному окну дает возможность заниматься подготовкой пакета документов для другого госучреждения или выполнением прямых обязанностей. Это означает, что как только курьер справился с поручением, он может приступать к следующему.

Оказание услуг по сдаче отчетности курьером

Обратите внимание, что взаимодействие курьерских компаний с государственными службами предполагает не просто доставку врученного документа под роспись, а именно его подачу. Выполняется весь цикл процедуры, что является большой выгодой для отправителя. Остается только оплатить услуги и поблагодарить за оперативность.